Новый Статус - блог Ивана Арцишевского

Деловое этикетное письмо — что это такое?

простите меняЭтикетными принято называть деловые письма, которые пишутся не по производственной необходимости, а в ситуациях,  когда нужно проявить внимание, участие, выразить благодарность, принести извинения, соболезнования и т.п.

Их составляют обычно на бланке письма или специальном бланке организации (например, благодарственном или поздравительном) за подписью руководителя. Отправляют их в конвертах  – обычных фирменных или особых поздравительных.

Этикетное письмо — как и любое другое — начинается с приветствия. «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!»… Но если мы обращаемся к так называемым VIP-персонам — например, к высокому должностному лицу (члену правительства, губернатору, мэру), или заслуженному деятелю науки, искусства, известному общественному деятелю, депутату, руководителю организации — степень формального уважения возрастает и следует писать «Глубокоуважаемый…!».

Виды этикетных писем

1. Письмо-благодарность.

2.    Письмо-поздравление (по поводу праздника, значительного события в жизни лица или организации (вручение награды, юбилей, присуждение почетного, научного звания, степени, избрание в какой-либо орган и др.), события в частной жизни.

Если письмо-поздравление оформляется не на бланке письма организации, а на специальных бланках, можно использовать бумагу разных цветов, с орнаментом, водяными знаками, особо плотную. Такие письма могут вкладываться в специальные папки-адреса или специальные конверты.

Письма-поздравления всегда подписываются. Если поздравление оформлено на бланке письма, подпись оформляется так, как положено ее оформлять в официальных документах: указание должности лица, личная подпись, расшифровка фамилии. Если поздравление оформляется не на бланке, подпись может выглядеть обобщенно:

Ваши коллеги, Коллектив компании, Сотрудники фирмы и др.

Под такой общей надписью, как правило, располагаются собственноручные подписи работников, пожелавших присоединиться к поздравлению.

Письма-поздравления обычно составляются в свободной форме, тем не менее существует и общая схема письма-поздравления:

  • обращение (“Уважаемый ..!”);
  • поздравление;
  • комплиментарная часть;
  • пожелания (благополучия, процветания, успехов и т. п.);
  • заключительная этикетная фраза;
  • подписи.

3. Письмо-соболезнование — его составляют в трагических или печальных жизненных ситуациях (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) в целях выражения участия и поддержки.

Обычно используются следующие фразы:

Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу …
Выражаем Вам нашу глубокую скорбь по поводу…

4.    Письмо-извинение. Как правило, в таких письмах используют следующие фразы:

Приносим свои извинения за то, что…
Позвольте принести (вам) свои извинения за…
Искренне сожалеем, что…
Примите наши искренние извинения за…

Этикет делового общения требует объяснить причину, по которой автор письма попал в ситуацию, требующую извинений, а в конце письма повторить фразу с извинениями, но не буквально, а в иной формулировке. Например:

Еще раз приносим Вам свои извинения за…
Еще раз просим извинить нас в связи с…
Приносим Вам свои извинения за…
Приносим Вам свои извинения за причиненные неудобства в связи с…
Примите, пожалуйста, наши искренние извинения за…

По материалам «Справочника секретаря и офис-менеджера» 2008, №9.

Бизнес-клуб Ивана Арцишевского

Метки:

Курсы этикета Ивана Арцишевского
Подробнее можно узнать здесь...

Напишите, пожалуйста, Ваш комментарий.