Новый Статус - блог Ивана Арцишевского

Этикет и автоответчик

Благодаря мобильной связи, мы привыкли все время быть «на проводе». Однако не всегда есть возможность немедленно ответить на звонок – и тут на помощь приходит автоответчик. Услугу «голосовая почта» предоставляют все мобильные операторы, а во многих стационарных телефонах есть автоответчик

Как же правильно составить сообщение для своего автоответчика? Как, услышав записанное сообщение, правильно произнести нужную информацию? Как и везде, здесь тоже есть свой этикет.

Правила для хозяина телефона

  1. Придумывая оригинальный и необычный текст приветствия, избегайте излишнего остроумия и грубых шуток. Ведь на этот номер могут позвонить самые разные люди. Хорошее приветствие — короткое, корректное, доброжелательное.
  2. Если это не ваш личный домашний телефон, в начале своего сообщения обязательно назовите себя.
  3. Обязательно укажите, после какого сигнала начнется запись.
  4. Если есть лимит времени – скажите об этом: многие автоответчики рассчитаны только на 60 секунд непрерывной записи.
  5. Стоит учитывать, что многие не любят «разговаривать с автоответчиком» или оставлять сообщение на голосовой почте, так как не знают, когда абонент прослушает его и прослушает ли вообще. Кстати, не все знают, как пользоваться голосовой почтой (человек может вообще не знать, что у него есть такая почта, а автоприветствие просто включено в пакет услуг оператора).
  6. Чтобы подчеркнуть, что вы регулярно прослушиваете сообщения, можно указать текущую дату. Также можно указать время, когда вы будете на месте, другой телефон для срочной связи. Например, текст на автоответчике может быть таким: «Здравствуйте, я Иван Иванов из такого-то отдела такой-то компании. Меня или нет в офисе, или я говорю по другой линии. Оставьте ваше имя и номер телефона, и я вам перезвоню». Или: «…я уехал в командировку, буду в офисе 11 ноября после 15 часов». Конечно, все обещания следует выполнять и в указанное время быть на месте.
  7. Согласно деловому этикету, отвечать на полученные сообщения полагается в течение суток (конечно, если есть возможность проверить автоответчик). Если вы не смогли дозвониться – оставьте, в свою очередь, свое сообщение. А во многих компаниях, которые занимаются продажей товаров и услуг, принято отвечать на сообщения потенциальных клиентов не позднее, чем через 1 час.
  8. Иногда автоответчик включают для того, чтобы «фильтровать» звонки – то есть снимать трубку только тогда, когда звонит нужный человек. В этом случае будет вежливее перезвонить минут через 10, чем снимать трубку, прослушав все сообщение звонящего.

Правила для того, кто звонит

  1. Внимательно выслушайте запись на автоответчике.
  2. Говорите четко и внятно.
  3. Назовите себя.
  4. Коротко изложите причину вашего звонка. Обычно лимит времени – 60 секунд, если не уложились в это время – позвоните еще раз и закончите свою речь.
  5. Так как ваше сообщение могут прослушать посторонние люди, не говорите ничего конфиденциального или личного.
  6. Сообщите свой телефонный номер.
  7. Стоит указать дату и время своего звонка. Если нужно, укажите время, когда вам удобно позвонить.
  8. Приглашать куда-то только с помощью сообщения на автоответчике – невежливо (к тому же вы не можете быть уверены, что он принял ваше приглашение). Надо обязательно дозвониться до адресата и пригласить его лично.

Иван Арцишевский

Метки: , , , ,

Курсы этикета Ивана Арцишевского
Подробнее можно узнать здесь...

Напишите, пожалуйста, Ваш комментарий.