Новый Статус - блог Ивана Арцишевского

Если руководителю не хватает времени…

nedost-vremНаверное, каждый руководитель не раз жалел о том, что в сутках только 24 часа. Впрочем, будь их 48, все равно было бы мало.

Важным и срочным делам нет конца, их надо решать немедленно, а параллельно возникает еще куча мелких вопросов, которые тоже пожирают драгоценные минуты и часы. Просто катастрофически не хватает времени: вытаскиваешь «нос» — вязнет «хвост». Появляются новые замыслы, но на их осуществление тоже нет времени – и новые идеи уходят в песок, как вода. Постоянный цейтнот стал образом жизни большинства руководителей.

Ответ на вопрос «Где начальнику взять время?» известен: передать часть своих обязанностей и полномочий подчиненным. Но это теория, а на практике так получается далеко не всегда. Почему же «делегирование полномочий» часто не удается?

  1. Чаще всего, как это ни странно звучит, мешает пресловутая нехватка времени. Всегда кажется, что сделать самому быстрее и проще, чем объяснять сотруднику все нюансы задачи, делиться своими знаниями, проверять, правильно ли он все понял и т.д.
  2. К тому же, мы вовсе не уверены, что работник справится с задачей не хуже нас.
  3. Да и кому поручить, ведь каждый занят своей работой?
  4. Кроме того, делегируя задачу, мы как бы теряем контроль над ней.
  5. При выполнении задачи могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, требующие гибкости, которая возможна только при видении всей ситуации в целом.

Но есть один очень важный момент: конечно, руководитель сможет справиться с задачей быстрее, чем подчиненный, но только при условии, что он не станет отвлекаться на решение других, не менее срочных задач.

И еще очень важно не ошибиться в выборе сотрудника, который сможет наилучшим образом справиться с задачей: для этого нужно определить, какие качества от него потребуются в процессе выполнения поручения.

Справится ли сотрудник с дополнительной нагрузкой, ведь у него есть и своя текущая работа? Но, не решая новых задач, человек не может расти и развиваться. Новые задачи будят инициативу, заставляют думать, искать новые пути. Удовлетворение от решения проблемы может оказаться самой сильной мотивацией.

Не надо бояться потери контроля над задачей, тем более, что работник может предложить иной путь решения, который окажется более быстрым и эффективным, чем путь решения руководителя.

Для того, чтобы сотрудник мог проявлять гибкость в непредвиденных ситуациях, он должен получить необходимые полномочия, ресурсы и информацию, а также представлять себе место и значение данной задачи в общем объеме работ.

Вот несколько простых правил, помогающих правильно делегировать часть обязанностей и полномочий руководителя – его подчиненным:

  1. При постановке задачи нужно точно сказать, что и когда должно быть сделано и какие результаты должны быть достигнуты. Чтобы работник не чувствовал себя винтиком в машине, полезно также сказать ему о важности этого задания для общего результата и предупредить о возможных трудностях.
  2. Необходимо определить реальные и выполнимые нормативы, которые учитывают и потребности дела, и возможности работника. Работник должен знать, что по этим нормативам его будут контролировать.
  3. Работнику нужно дать необходимые полномочия, причем об этом должны знать и другие сотрудники, от которых ему может что-то понадобиться: иначе в коллективе могут возникнуть трения и конфликты.
  4. При постановке задачи нужно продумать, как обеспечить работника всем необходимым для работы: дополнительной информацией, а иногда – автомобилем, командировками и т.п..
  5. Нужно убедиться, что работник правильно понял поставленную задачу и не горит нежеланием ее выполнять.

Обычно делегируют мелкие рутинные задачи: например, сбор информации для анализа и осмысления, регулярные отчеты и справки, которые составляют по одной и той же схеме.

Однако при делегировании обязанностей (даже самых мелких) необходим контроль над выполнением задания. Если действовать по принципу «передал – и выбросил из памяти», у подчиненных может появиться наплевательское отношение к поручениям начальника: мол, все равно он уже все забыл.

Иван Арцишевский

Метки: , ,

Курсы этикета Ивана Арцишевского
Подробнее можно узнать здесь...

Напишите, пожалуйста, Ваш комментарий.