Новый Статус - блог Ивана Арцишевского

Тайм менеджмент: только для избранных?

time-management-4О тайм менеджменте написано очень много: и книги, и статьи, и разнообразные рекомендации с подробными методиками. Проводятся тренинги и семинары по управлению временем, открываются курсы и школы. Но далеко не всегда новые знания реально улучшают организацию рабочего времени: у многих в деловом расписании просто появляется ещё один обременительный ритуал, вроде обязательного присутствия на политинформации в советскую эпоху.

Почему так происходит? Отчего разумная, на первый взгляд, идея о чётком планировании рабочего времени на деле оборачивается потерей времени? Что же происходит не так?

Есть такой интересный факт: когда после окончания Второй мировой войны американские специалисты помогали восстанавливать японскую промышленность, они  столкнулись с неожиданной проблемой: методики обеспечения высокого качества продукции, хорошо работавшие в Америке, почему-то в Японии не давали результата. Методики были переработаны, организованы знаменитые японские кружки качества, сделавшие надпись «произведено в Японии» международным знаком качества. Но когда в 80-е американская промышленность попыталась реэкспортировать «технологии качества» из Японии – проблема повторилась: то, что прекрасно работало в Японии, отказывалось работать в США.

И это не курьёзное исключение. Практически любой перенос управленческих техник без учета культурных особенностей скорее всего окажется неудачным. Итальянцы не смогут работать по американским стандартам, латиноамериканцы –  по азиатским, а то, «что русскому хорошо – немцу смерть».

Но для начала хорошо бы разобраться, а что же такое тайм менеджмент?

Принято считать, что тайм менеджмент — это просто хронометраж времени и строгое планирование. Но на самом деле тайм менеджмент — гораздо более широкое понятие.

Хронометраж обычно только отвлекает от работы: он может пригодиться на 2-3 недели в самом начале перехода к управлению временем, да и то не всем — большинство из нас могут сами проанализировать свою деятельность.

Строгое планирование хорошо подходит для западной культурной традиции, так называемой моноактивной культуры: задачи решаются последовательно, в единицу времени – одна задача. Но такое планирование плохо работает в полиактивных культурах (к которым относимся и мы, россияне). В результате мы тратим больше времени и сил на соблюдение плана, чем на собственно работу, так что планирование начинает мешать, а не помогать.

Основная идея тайм менеджмента

Все просто: надо организовать рабочее времени таким образом, чтобы эффективность его использования повышалась. Существуют общие принципы, или этапы, через которые осуществляется управление временем:

  • Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
  • Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
  • Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
  • Контроль достижения цели и выполнения планов.

А вот каким именно способом происходит планирование или контроль результатов — тут уж процесс творческий, в котором необходимо учитывать конкретные условия и существующие возможности.

  • Техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными и в каком порядке.
  • Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое итальянским социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начинать с них.
  • Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задаётся временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. В результате, для управления временем появляется простой и очень наглядный инструмент, в чём-то ставший даже символом тайм менеджмента
  • Хронометраж — мы измеряем время, которое потратили на каждое выполненное действие. Это позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, найти «пожирателей времени» и устранить их.

Одним словом, инструмент может быть любым, главное чтоб он был удобным, и позволял сокращать затраты времени на управление, а не увеличивать их. И главное тут – это голова руководителя. Никакая техника управления временем не принесёт результата, если нет адекватного руководства, если нет того самого тайм-менеджера, озабоченного рациональным управлением рабочим временем.

Центр эффективных коммуникаций Ивана Арцишевского

Метки:

Курсы этикета Ивана Арцишевского
Подробнее можно узнать здесь...

Напишите, пожалуйста, Ваш комментарий.